[導入先]　 弊社（テクノブレスト株式会社）（ソフトウェア開発・販売）

[導入目的]　職場にリモートワークを導入したことによる業務改善をしたい。

[キーワード]

• リモートワーク環境での生産性向上

• 従業員同士での重複業務の検出と、その改善

• リモートで一人作業をすることで負荷のかかっている業務の測定と、その改善

• 測定結果に基づいた、業務分担の再配置と全体効率化

[導入効果]　従業員の重複業務や負荷の高い業務が明確になり、それらを改善したことにより生産性が改善し、より効率的な活動が可能になりました。

[導入概要]

弊社（テクノブレスト株式会社）は、ソフトウェア製品の開発・販売、海外製品のローカライズ支援などを行っているIT企業で、2021年３月より、全ての社内業務をリモートワークにて行っています。SoftActivityは、弊社の主力販売製品の一つで、今回のリモートワークへの移行を機に、社内でその使い方を含めて検証し、業務改善をするために導入をしています。

• 課題

  これまで同じオフィス内で顔を合わせながら業務を行うスタイルでしたが、リモートワークの積極的な推奨もあったことから、これまでは個人ベースで使っていたSlackやZoom、Teamsなどのコミュニケーション・ツールを順次正式導入し、業務システムやソフトウェア開発環境もクラウド化し、完全リモートワークに移行しました。タスクの進捗確認や業務上のコミュニケーションは、これらのツールで対応することができていますが、どの業務が各人に負担がかかっているのかが見えにくくなっており、それらを定量的に測定し把握することが課題になっていました。

• 効果

  • リモートで一人作業をすることで負荷のかかっている業務の測定と、その改善

    受発注業務など、本来、営業部内で完結していると思われていた業務が、エンジニアやサポートのメンバーとのコミュニケーションや確認作業が必要だったことが分かり、特定の製品担当者やサポート人員に集中的に同様の確認依頼やコミュニケーションが発生し、負荷がかかっていたことが明確になりました。

    オフィスにいれば口頭で確認が済んでいたためにプロセスとして顕在化していなかったものが、リモートワークになったためにメールやSlackなどに文章を書いて記録にする必要が出てきていました。これらをワークフローに落とし込んだことにより自動化でき、複数のメンバーにまたがっていた業務プロセスをシステム化することができました。

  • 従業員同士での重複業務の改善

    自分の端末のログを自身で参照することにより、何に時間が費やされているのかが明確になりました。自分の主な担当業務に使っている時間と、その他の間接業務に使っている時間との比率が明確化され、自分が思っている以上にその他の業務に時間が費やされていることが分かりました。そこで従業員同士で重複していると思われる作業に対して、改めて担当者を決めプロセスを修正することができました。

  • 測定結果に基づいた、業務分担の再配置と全体効率化

    弊社では、監視ログのかなりの部分を従業員が参照することができます。そのため、他のメンバーと一緒にいなければできない業務が、数値により明確化され、その部分がシステム化もしくはナレッジ化されつつあります。これらの改善がさらに進めば、各従業員がそれぞれの業務を非同期的に行うことができ、就業時間の自由度が上がり、就労環境にとらわれない業務推進ができると考えています。